Kom i kontakt med oss!

Kontakta vår support!

Maximalt värde från Power BI adoption content pack preview

Insikter i Office 365 | Microsoft släppte i våras sitt efterlängtade Adoption content pack till Power BI. Här beskriver jag hur du utvinner maximalt med värde från den preview som finns tillgänglig!

 

Innan vi börjar

Först och främst en snabb överblick över rapportens uppbyggnad. Flikarna är inlagda likt sektioner. Jag går in mer i detalj för vissa av de nedan, men övergripande ser det ut såhär.

 

Guldkorn nummer 1 – förstagångsanvändare

Låt oss säga att du drar igång en onboardingkampanj för att få flera av dina användare att nyttja Skype for Business. Vi struntar i varför du vill åstadkomma detta just nu och antar att du har bra anledningar bara.
Det är relevant att veta ifall din kampanj helt enkelt gör att aktiva användare nyttjar Skype ännu mer efter kampanjen eller om det även är helt nya användare som anammar tjänsten.
På fliken Adoption Overview kan du följa utvecklingen visuellt högst upp! (Värt att notera är att det här är en preview. Siffrorna summeras inte alltid helt rätt just nu).
Kryssa i Skype i filtret för att titta på just Skype for Business. Här ser du först en turkos stapel som visar alla användare med en licens som ger dem möjlighet att använda Skype for Business. Den svarta stapeln visar det totala antalet aktiva användare.
Den röda stapeln visar återkommande användare. Helt enkelt de som arbetar med Skype kontinuerligt.
Gul stapel indikerar de användare som för första gången använder Skype for Business den månaden!

När du driver din kampanj för att öka nyttjandet av Skype för nya användare vill du helt enkelt se högre gula staplar efterhand som ditt arbete fortlöper.
Du håller såklart ett öga även på de röda och svarta så att du ser till att behålla nyttjandet över tid också.

Under grafen finns en matris om du hellre vill titta på siffrorna än diagram.

Du kan även hålla muspekaren över den matrisen (eller klicka på den) så dyker det upp tre prickar i högra hörnet. Klicka på dessa för att exportera datan till Excel där du t.ex. kan bygga egna grafer eller laborera med uppgifterna själv.

 

Guldkorn nummer 2 – Individualiserad stöttning

Om man bläddrar sig vidare till höger bland rapportflikarna kommer man till de som slutar på ”User activity”.
Jag har beskrivit dessa flikar som att de just visar nyttjande på individnivå.

Låt oss fortsätta exemplet där vi vill öka nyttjandet av Skype for Business i din verksamhet. Här kan vi se vilka det är som använder Skype idag, vilka funktioner de använder och vilka som inte nyttjar Skype alls!
Det här är väldigt relevant! Skrämmande, säger vissa, men ha i åtanke att vi faktiskt inte kan se vem som pratar med vem eller vad som skrivs i chatten t.ex. Vi kan bara se antal av aktiviteter.
Så, varför är det relevant? Flera anledningar! Jag listar några som egna rubriker nedan.

 

Vem behöver vad?

Alla har inte samma förutsättningar, alla har inte samma behov och alla har inte samma utgångsläge.
En viss typ av roll i ditt företag har inte samma stationära arbete vid en dator på ett kontor som en annan. Alla deltar inte i lika många möten och alla har inte samma förkunskaper för hur, i det här fallet, Skype for Business fungerar.

Utifrån de här uppgifterna kan du få hjälp att avgöra vem som kan tänkas behöva vilken typ av onboarding för att utvinna maximalt värde i just sin vardag. Vem använder Skype väldigt mycket, men bokar aldrig möten? Bedömer du att dennes vardag skulle förenklas av att boka Skype-möten? Hitta 10 sådana individer och kontakta dessa. Plötsligt känns det inte så stort och du behöver inte ta dig an alla dina använder och nå ut med information till alla på samma gång. Ett litet steg framåt är bättre än att vänta ut ett stort steg som aldrig tas.

 

 

Champions

Vi fokuserar ofta på de som inte nyttjar produkten alls. Vi jagar de som kan ”anses dåliga”. De som behöver förändra sitt beteende.
En Champion är det omvända! En person som nyttjar produkten fullt ut, som idag utvinner värdet av tjänsten till fullo och vars arbetsdag antagligen är enklare som följd.
Du vill hitta dessa personer eftersom att de kan hjälpa dig! I vårt exempel har dessa personer stor nytta av Skype i sitt arbete. De chattar, bokar möten och deltar i möten, de kanske ringer över Skype och delar skärmen istället för att ringa på mobilen. Saker och ting går snabbare och de får mer tid över till annat. Framförallt vet de redan om detta! De ser fördelarna och förstår varför Skype gör deras liv enklare. Det betyder att du inte behöver ta dialogen om att övertyga dessa personer om Skypes förträfflighet utan ni kan istället fokusera dialogen mot hur ni ska få andra att komma till samma insikter.
Dina Champions får gärna arbeta på alla olika platser och nivåer i verksamheten för att ge bästa möjliga spridning. Hylla dina champions, visa att du uppskattar deras engagemang och se det som lika självklart att premiera deras höga nyttjande som det är att stötta de som ännu inte kommit igång.

 

Vi har många aktiva Skypeanvändare, men utvinns maximalt värde?

Om vi går ifrån vårt exempel och istället tänker oss att vi har massor med aktiva användare kan vi titta närmare på hur det faktiskt nyttjas.
Sså låt oss säga att 80% av våra användare använder Skype och är aktiva användare. Vi slår oss för bröstet och känner en viss stolthet!
Men det visar sig att 95% av dessa aktiva användare aldrig bokat ett Skype-möte eller ens ringt in på just ett Skype-möte. De använder chattfunktionen för att kommunicera men inget mer.
Förstå mig rätt här, jag älskar chattfunktionen i Skype och förespråkar att den ska användas framför alla dessa korta mail man annars kan få: ”Fika vid 15, kommer du?”, ”Kan du titta förbi och hjälpa mig med en grej”, ”jag är i konferensrum 1, kommer du hit?”.

Det fördelaktiga i det här läget är att många redan är bekväma med Skype och dess gränssnitt! Det är enklare att visa på nya funktioner i produkten som dina användare kanske inte själva kommer upptäcka utan lite stöttning än att lära ut något helt nytt.
Hitta dina champions, ta hjälp av dem och försök nå ut till de som redan kommit långt i sin Skyperesa. Du ska se att många kommer följa av sina egen vilja för att de också vill ha tid över till annat.

Vissa hävdar att folk är lata som standard. Jag vill hellre säga att folk vill hitta den väg som kräver minst ansträngning för att uppnå de bästa resultaten. Det här är vad du vill för dina användare. En bättre väg än den de är på nu, så att de kommer att förändras. Inte för att du säger åt dem, utan för att de själva vill.

 

 

Guldkorn nummer 3 – Licensoptimering

Fliken User adoption by product kan användas till mer än licensoptimering, men jag ska försöka hålla lite fokus här.
Anledningen till att jag älskar dig här fliken beror på ett filter! Det är fortfarande inte helt rätt döpt, men återigen så är det här en preview.
Den filterruta som är längst ner till höger visar användare som är aktiva inom en viss kombination av produkter. EXO står t.ex. för Exchange Online. Här kan du markera alla användare som enbart använder just Exchange Online och inget annat.
(Notera att rapporten klassificerar användare baserat på föregående hel månad).
Här har du alltså stora möjligheter att licensoptimera. Användare som är aktiva i enbart Exchange Online och OneDrive for Business kanske klarar sig utmärkt med E1 licens istället för E3. Du kan spara pengar på att nedgradera dem och de själva skulle aldrig märka någon skillnad.
Andra användare nyttjar alla produkter eller så har du användare som du tror skulle uppskatta E5-licensen. Nu har du plötsligt möjlighet att ge ut just E5-licenser utan att den totala licenskostnaden blir högre.

Längst ner i listan finns ett filter som heter User inactive in all O365. Jag rekommenderar att man tittar på den listan månadsvis för att se vilka använder som varit helt inaktiva föregående månad för att hålla miljön städad.

När det gäller nedgraderingen från E3 till E1 vill jag också påminna att E3-licensen inkluderar Office Pro Plus. Finns det installerat hos den användare du vill nedgradera behöver du lösa det genom en tilläggslicens för Office Pro Plus separat.

 

 

Hur ökar jag värdet av rapporten ytterligare?

Jag har själv gjort ett antal aktiviteter för att förbättra rapporten ytterligare. Det är inte särskilt svårt och kör du fast finns vi som sagt bara ett samtal eller mail bort. Här nedan är några exempel.

 

Bygg din egen instrumentpanel

Hur mycket jag än hyllar adoptionrapporten kan inte ens jag hävda att dess instrumentpanel som följer med från Microsoft är särskilt bra. Maken till grötig rapport får man leta efter!
Tryck på ”Min arbetsyta” till höger för att få fram knappen högst uppe till höger som heter ”Skapa”. Välj att skapa en egen instrumentpanel/Dashboard.
Du kan döpa den till ”Min överblick” t.ex.

Här har du nu din egna yta som du kan fylla med relevant data. Resten struntar du bara i!

Öppna din nya instrumentpanel på vänsterkanten. Högst upp till höger kan du nu lägga till eget innehåll för att strukturera din yta. Välj t.ex. en bild med en logga eller ett textblock för att beskriva diagramen du väljer att lägga upp.

Gå nu tillbaka till adoptionrapporten och välj ut de saker som du personligen ser som relevanta. T.ex. kan du gå in på adoption overview, hålla muspekaren över rutan som heter ”Last month active users” och trycka på den lilla nålen uppe till höger. En ny ruta dyker upp och här väljer du att fästa informationen på din nya dashboard du skapade.

Svårare än så är det inte! Gå igenom flikarna och välj ut de värden du är intresserad av att följa. När du ser avvikelser kan du sedan bara trycka på rutan i din instrumentpanel för att komma direkt till den rapportsida där du hämtat informationen från början. På så vis kan du först få just en överblick och när du vill analysera uppgifterna trycker du på diagrammet eller siffran för att komma till rapporten där du kan grotta ner dig ordentligt.

Vill du bygga en likadan dashboard som i min demo här har jag listat alla de block jag hämtat nedan.

Villes demo dashboard
Adoption overview – Last month active users
Adoption overview – adoption overview
Product usage – Last mont: % of users active in a product
Communication – Total emails received
Communication – Total emails sent
Collaboration – Total files in OneDrive for Business
Collaboration – Total files in SharePoint Sites
Office Activation – Latest: Enabled/Activated users
Office Activation – Latest: Total Office activations
Skype for Business-User activity – Skype for Business ten most active departments

 

Installera PowerBI appen till din mobil

Din nya instrumentpanel är vid det här laget automatiskt anpassad till din mobil. Du behöver bara installera appen, logga in och där har du nu din instrumentpanel ”Min överblick”.
Nu kan du svara när din kollega frågar hur adoptionprojektet går och ni väntar på kaffe eller så konstaterar du att allt är i sin ordning när du ändå står i hissen på väg till ditt kontor.

Skicka kommentar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *